PERSONDATA

Dokumentet i PDF-form  :Persondata

 

Privatlivspolitik

  1. august 2018

Randers Amts Historiske Samfund

Foreningens dataansvar ifølge den nye EU Persondataforordning

  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, navn på familiemedlem (ægtefælle/samlever), adresse, medlemsnummer, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnummer og e-mailadresse.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Foreningen registrerer ingen oplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse (som eksempelvis helbredsoplysninger).
    • Foreningen anvender dog portrætfotos af teksforfattere, foredragsholdere og evt. bestyrelsesmedlemmer. Disse anvendes først efter udtrykkeligt samtykke fra den pågældende.

 

 

Hvor indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi kun oplysninger fra dig.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen).
  • At det er nødvendigt for at opfylde vore medlemsforpligtelser.
  • Behandling efter lovkrav.
  • Behandling med samtykke.

 

Formål med behandling af medlems- og brugeroplysninger:

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning.
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder krav til almennyttige foreninger.
  • Administration af din relation til os.

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlingen.
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af arrangementer, foredragsaktiviteter samt andre aktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- oplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende, herunder bevaring af indlæg fra medlemmer i årbogen og på vores hjemmeside.

 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine data i vores økonomisystem og i aflåste skabe på kontoret.

Vi deler ikke din personlige information med udenforstående, og vi sælger ikke dine data videre. Vi opbevarer din personlige information sikkert hos os, og på de online platforme vi benytter til at sikre vores data.

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems- oplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til bogføringsloven opbevarer vi bogføringsbilag med medlems- oplysninger i 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Vi opbevarer dog oplysninger om medlemmer til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data.
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger.
  • Retten til berigtigelse.
  • Retten til sletning.
  • Retten til begrænsning af behandling.
  • Retten til indsigelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændring eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Data- tilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

 

(GDPR).

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på de dataansvarlige

Randers Amts Historiske Samfund er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktpersoner: Inger-Lise Mørup
Kølbakken 4
8990 Fårup
Tlf 5099 6105
Mail inger-lise.moerup@skolekom.dk
Henning Christensen
Fabersvej 58, 8900 Randers C
4250 1948
hcfabersvej@gmail.com

 

CVR

Website              www.historiskranders.dk

 

 

 

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer:

  • Almindelige personoplysninger: